OA系统升级进行时 移动化和数字化是重要指标

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oa系统作为建设最早、用户数量最多、使用最普遍的管理信息系统之一，已经在国内大中型企业中得到广泛应用，成为这些企业进行组织管理、知识管理、流程管理和集团控制不可或缺的工具。经过多年的发展，许多企业的业务规模和管理模式都发生了很大的变化，出现了一些新的应用需求。许多原有的办公自动化系统正面临优化和升级。

对此，国内知名oa企业北京汇点科技有限公司(简称汇点科技)oa产品经理李晓娟指出，oa系统的建设不是一个“一次性”的工程，系统建成后的深化应用和完善是不可忽视的。定期检查办公自动化应用状况并有针对性地进行改进，不仅有助于维护系统的健康稳定运行，还能提高企业的办公和管理效率。

李晓娟，汇点科技办公自动化产品经理

避免升级的五个误区

李晓娟认为，oa系统升级、优化和升级的驱动力是企业的战略发展目标。然而，从目前的情况来看，许多企业在优化和升级办公自动化系统时存在一些误区。这些误解的存在使得升级后的办公自动化系统的效果往往不能令人满意。这些误解主要包括:

第一，为了优化而优化，一味追求技术的先进性，而忽略了企业应用需求的现状，导致it系统与管理状态不匹配，造成“大马车”资源的浪费。

二是过于谨慎和保守，没有充分考虑前瞻性的技术和管理理念，导致“一上线就落后”的尴尬局面。

第三，原有系统的运行和部署模式过于僵化，未能充分利用先进技术和新模式带来的操作方便、部署灵活的优势。这样，尽管用户对升级后的操作变化感觉不太好，但是升级后的系统的效率、应用便利性和用户体验都是有限的。

第四，过于强调满足业务运营的需要，而没有充分考虑企业管理的决策需求，导致系统应用与企业的业务战略不匹配，不能为管理决策提供良好的支持。

第五，系统优化升级项目庞大，管理人员和用户的使用习惯变化太大，影响了系统推广效率和企业的日常运营管理。

“oa系统与企业的管理理念和战略发展密不可分，不可能单独考虑oa系统是应该优化还是升级。因此，oa系统的优化和升级是一项非常复杂的系统工程，应该以重新审视企业管理的各个方面为基础。”李晓娟说，“oa系统是企业管理理念的展示平台和管理触角的延伸。oa建设不能脱离企业管理的现状，而应该满足企业组织结构、人力资源、企业战略等方面的管理需求。，成为业务发展的it基础支持平台。”

她补充说，汇点科技长期致力于国内大型企业的oa系统规划和建设，并为以40多家中央企业为代表的1000多家大型企业提供产品和服务，能够带来稳定先进的系统和丰富的企业管理和系统建设经验。

专注于出色的协作、移动性和数字化

李晓娟认为，企业在优化和升级oa系统时，不仅要考虑先进技术，还要全面评估企业的实现需求，充分考虑各个层面的it需求，使oa系统成为协同工作、资源共享和决策支持的管理平台。

根据当前技术和管理的发展趋势，李晓娟认为在优化和升级办公自动化系统时，应重视协同性、移动性和数字化。“未来改变集团企业管理模式的关键因素是it系统带来的管理的高度协调性、移动性和数字化。这三个因素将改变企业的内部经营管理模式，打破企业传统的层级式企业管理模式，促进企业组织的网络化和管理创新。”李晓娟说。

其中，大协作是oa价值的重要体现。办公自动化系统的功能已经从传统的邮件和文档管理扩展到企业协同办公和管控的各个方面，从传统的电子化向协同化和重视管控发展。协同办公系统有助于企业业务协同效率的全面提升和协同领域应用深度的深化。同时，它可以有效地将企业管理规范、业务规则、管理和控制要求从原始文档中直接嵌入到业务操作环节中。同时，随着协同应用的深入，企业需要考虑各种应用之间的联系，建立一个跨组织层次的业务系统协同工作和运营管理协同的大模式。这样，大协作下的oa应用不仅可以固化业务流程，还可以打破部门壁垒，实现面向业务的管理协作，提高企业的市场响应速度，增强竞争优势。

移动性已成为办公自动化系统建设的必然。Oa移动性可以释放管理效率，促进业务协作，简化和加强内部沟通，为企业文化宣传创造入口和重要阵地。由于oa系统涉及的业务流程很多，企业管理仍处于不断调整和变化之中，企业在选择移动oa时，不仅要注意移动平台的安全性、响应速度、稳定性和操作友好性，还要注意其与oa的匹配。移动办公平台应与办公自动化系统高度一致，不会因办公自动化系统中流程和形式的调整而导致系统重构或繁重的工作量调整。据悉，汇点科技的集团式协同办公产品可以帮助企业构建一个集协同办公、移动审批、在线沟通于一体的即时办公环境，帮助企业建立一个高效运行、符合内控管理要求的监管机制，使内部知识传递更加便捷顺畅。此外，汇点科技的移动oa采用配置实现策略，开发人员只需在oa中配置需要移动的流程或应用，即可实现应用的移动性。

办公自动化系统的数字化首先服务于企业的内部管理决策支持，推动了企业内部管理流程的pdca精益管理。其次，它也服务于供应商，这表明企业的oa系统不再局限于企业的内部管理，而是强调企业内部和外部的合作与沟通，开辟上下游产业链。李晓娟透露，汇点科技的集团型协同办公产品在产品设计中充分考虑了客户的数字化需求，并提供了效率统计功能，帮助用户构建能够满足各种决策需求的应用。

避免从源头上重新发明轮子

随着管理水平的提高和管理理念的转变，办公自动化系统必然需要升级和优化。李晓娟告诉记者，如果oa系统的平台不支持迭代开发，系统在升级和优化时往往会采用多此一举的方法，这不仅会带来巨大的经济损失，延长升级周期，还会带来很多隐性损失。例如，管理不能持续，运营管控不能纵向贯穿，改造后的系统不适用于所有成员企业，用户习惯变化导致的培训成本高，系统历史数据孤立。

因此，李晓娟认为，it管理部门在选择模型时应该选择一个能够支持迭代开发和平滑升级的基础平台，以便快速响应内部需求，实现系统的平滑升级。她表示，汇点科技的oa系统平台完全可以满足集团企业的这些需求，并已在大型集团企业中广泛推广应用。

李晓娟强调，集团企业具有多元化经营方式、成员和经营模式的特点，因此很难用一个绝对的标准来衡量和要求所有成员企业。因此，集团企业的it系统应充分适应企业管理的多样性，既要满足集团统一管控的发展要求，又要考虑不同业务单元的实际需求。Oa系统建设是以多租户的方式部署的。在共享基础数据的前提下，实现单租户应用和数据的独立性是一个很好的选择。

李晓娟认为，汇点科技的oa系统平台具有支持多租户部署、移动性、数字化、迭代开发、平滑升级等特点。高性能、可扩展的集团架构设计可以帮助集团企业建立统一的协同办公平台，兼顾成员企业的差异，实现“统一规划、统一设计、统一建设、统一运维、统一升级、统一管理”的信息化管控目标，减少集团企业的系统升级。

(来源:中国计算机新闻)