信息化手段助力企业费用管理愈加精细化

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目前，大多数企业的费用管理流程，尤其是报销流程繁琐，费用管理不精细，导致企业成本高，发展受到束缚。信息技术的出现和升级，推动了传统的线下成本管理向线上成本管理的转变，为企业管理带来了新的思路，使企业成本管理更加精细化。

信息化提升企业成本管理效率

信息手段的出现对提高企业成本管理的效率具有重要意义。

对于传统的人工报销系统来说，效率低下一直是企业成本管理无法突破的瓶颈。企业的报销单中有大量的财务信息，如项目、合同、预算来源等。手工填写缺乏标准化，错误率高，需要花费大量时间进行审核，增加了信息质量成本。此外，成本预算与预算执行不一致。目前，许多公司的预算控制都是由财务部门负责，导致了财务部门和业务部门之间的冲突。责任部门不能主动参与预算管理，全面预算管理工具的价值难以最大化。员工每次都需要填写大量重复的信息，填写表格的效率很低。

此外，人工报销还会导致复杂的审批程序和运营成本的增加。人工报销要求员工掌握文档审批流程和审批人级别。报销人需要花费时间和精力寻找领导批准，领导工作经常被批准打断。对于财务人员来说，既要审核原始文件，又要审核流程的合规性，这有很大的工作量，可能会导致错误。另外，财务人员需要审核单据，在erp系统中录入会计凭证，手工填写网上付款单据。财务人员需要反复处理相同的信息，因此很难花时间投资于更有价值的管理工作。

针对上述手工报销问题，长期从事企业会计信息化咨询的北京汇点科技有限公司高级顾问沈锡刚指出，使用信息化费用报销管理工具，可以帮助企业有效避免和解决手工管理带来的各种问题，提高实施效率。企业信息化水平提升后，信息化系统通过系统自动计算和标准设置，将员工手工填表、领导手工签字改为员工自助报销和网上审批，简化了财务审计工作，大大简化了费用报销的实施流程。更重要的是，在线报销系统实施后，报销流程从领导审批、财务审核、出纳支付的全过程透明地展现在员工面前，任何环节对单据的任何调整和审核修改都可以及时反馈给员工，促进了业务处理的及时、透明和高效。

同时，对于企业管理，沈锡刚认为，预算执行控制的难题也将通过信息技术的推广来实现。该信息系统可以实现基于员工报销的前端预算控制，预算控制环节从前端到业务端，实现应用部门和归口管理部门对预算支出的严格管理，减轻财务部门对预算控制的压力，解决预算执行控制的难题。

“通过费用的电子化申请和审批，企业可以全面、及时地收集各种成本信息，各级企业成本的责任部门和归口管理部门可以及时掌握各种预算的支出情况，从而解决财务信息反馈的滞后问题，实现“事后被动管理，事前主动控制”。同时，通过支出申请、审批、支付和综合记账的闭环管理，企业可以减少重复数据录入，避免数据处理，有效提高财务和业务的整合水平，提高管理效率和财务信息质量。”沈锡刚说道。

为企业信息化打造“主动管理”平台

从当前企业成本管理信息化建设来看，许多大中型企业对信息系统提出了更高的要求。沈锡刚表示，费用报销管理信息系统不再是对现有业务的简单移植，也不仅仅是审批工作流程的工具，而是旨在加强成本管理和资金支付的内部控制，依靠支付审批流程来统一和规范预算支出管理。完善支付审批授权系统，理顺资金支付控制机制，实现电子支付审批流程，实现预算控制自动化，细化支出管理。它是一个支持各级领导和责任部门实现成本和费用“主动管理”的专业平台。

关于如何构建企业信息化“主动管理”平台，沈锡钢认为，企业应通过流程再造和优化，将信息系统与预算管理系统、资产管理系统、资金管理系统、会计系统等信息系统无缝连接，形成“支出预算-业务申请-支付审批-资金结算-凭证录入”的业务闭环，实现成本支出的“预预算控制和过程审批”。

此外，企业需要及时发布支持系统和规范，以支持业务流程优化、转换和系统应用管理。信息系统的实施过程还将对资产购买、采购结算、员工贷款、员工报销、凭证记账等业务流程进行梳理，对支付审批授权系统进行分析，对涉及的支付标准和额度进行梳理和统一。这些需要修改和改进原始流程和系统，以支持系统上线后的正常运行。系统实施企业应根据项目组的各种方案和建议，积极推动本单位相关制度和规范的修订、完善和宣传，确保系统在企业的顺利生产和使用。

(来源:中国会计报)