信息化助力中国航油合同的精细化管理

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近年来，随着外部法律环境和监管要求的进一步完善，越来越多的集团企业高管开始重视内部法律环境建设和法律风险防范。中国航油集团作为中国最大的航油供应商，也在法律事务管理方面进行了深入的探索和实践，并通过信息化手段初步实现了合同管理领域的精细化合同管理。

一年多之后，中国航油集团成功推出了合同管理系统。通过该系统的应用，实现了集团合同事务管理模式的转变、法律风险的闭环控制、各级单位合同管理的统一、规范和精细化，满足了企业风险控制的要求，提高了合同决策的效率和合同风险管理的能力。

作为合同管理系统的供应商，笔者有幸参与系统建设的全过程。现在，总结建设过程中的经验教训，供其他大型企业借鉴。

管理挑战

中国航空空石油集团公司是在原中国航空空石油公司基础上组建的国有大型航空空运输服务担保企业，是中国最大的航运公司

中国航油控股有限公司参与了国内外20家企业，建成了全国性的航油和成品油销售网络和完整的油品物流配送体系。它在全国170多个机场拥有供油设施，为全球200多家航空公司/客户提供航空加油服务，并为20个省、市、自治区的民航和社会车辆提供汽油、柴油和石化产品的批发和零售

中国航油已成为亚洲最大的航油供应商。2011年，它在《财富》全球500强中排名第318位，在2012年中国500强企业中排名第38位，营业收入为2221亿元人民币。

近年来，集团公司积极实施建设世界一流航空燃料综合公司的战略目标。公司规模实力和经营业绩取得显著发展，市场竞争力和抗风险能力不断增强。在快速发展的过程中，集团公司对加强法律管理、提高风险管控能力提出了更高的要求。SASAC和集团公司安排了管理改进工作，将法律管理作为管理改进的重点领域，利用信息技术实现合同管理的规范化和系统化，将法律管理作为管理改进活动的重点内容。

现阶段，合同管理还存在一些问题，如合同评审难以规范、执行难以跟踪、绩效风险难以控制、规章制度难以落实、业务数据难以统计等。在规范合同管理体系、完善集团法律团队的同时，迫切需要运用信息技术确保各项规章制度和风险防范措施的全面落实，推动集团法律团队建设，不断提高集团合同管理能力和管理水平。

经过全面梳理，中国航油在合同管理方面面临以下三大挑战:

(1)合同评审流程不规范。签订合同时，各单位的审批流程不一致。一些单位将合同的法律审查过程误认为合同审批过程，导致合同审批缺失；有些单位有批准权，有些单位没有；大多数单位不得不反复批准合同。合同订立所需的审批流程以及各审批流程的功能缺乏统一的规范。

(2)难以跟踪合同的履行情况。法律部门有责任跟踪合同的履行情况，但法律部门在合同审查后很难了解合同的履行情况。法律部门报告签订合同的份数相对容易，但总结合同的履行情况却非常困难。

(3)合同风险控制不足。在合同管理的每个过程中，风险控制都是不够的。签订合同时，只审查含有非标准文本的合同，而含有标准文本的合同不受法律审查。事实证明，这种风险控制是不够的，许多法律纠纷发生在标准文本的合同中。在合同履行过程中，缺乏监督。只有当发生纠纷，管理部门需要帮助处理问题时，管理部门才能知道绩效过程中的风险事件，并且只能事后补救，而不能事前预防和控制。

体系工程

中国航油总顾问认为，it系统建设是进一步完善企业体系、优化流程、落实风险控制要求的契机，从而真正实现合同风险防控。

中国航油合同管理系统的建设过程可分为项目启动、需求调查、系统设计、开发测试和系统上线五个阶段。这里不描述整个系统的构建过程，只介绍需求调查阶段。虽然作者经历了许多项目的需求调查过程，但很少有项目像这个项目这样详细。本项目的需求调查过程分为五个阶段:实地调查、问卷调查、需求分析、专题讨论和需求确认。实地调查走访了20多个二级单位，了解被调查单位的合同管理情况，找出他们关心的问题，希望借助it系统解决关键问题。在实地调查的基础上，设计了一份详细的问卷，并分发给更多的单位，以收集他们的意见。根据实地调查和问卷调查获得的信息，经过深入分析和整理，形成了系统的关键功能需求，并针对这些关键功能需求召开了几次座谈会。在最终的系统需求形成之前，需要三个多月的时间向项目领导小组报告确认。这一过程充分体现了对木材的错误切割，为系统的成功推出奠定了坚实的基础。

此外，在需求调研过程中，对现有的合同管理系统进行了梳理，并对相关流程进行了优化，这也是系统未来成功运行的有力保证。

借助它，实现合同管理模式的转变

中国航油合同管理系统的建设涵盖了合同签订前、签订中、签订中、签订后的全过程，实现了合同的全生命周期管理。其功能模块包括合同模型管理、交易到户管理、合同签订管理、合同履行管理、合同终止与评估、合同备案、查询统计等。

该系统的建设不仅将线下合同带到了网上管理，而且通过信息化手段提高了管理水平，改变了原来分散的合同管理模式，具体体现在以下三个方面:

(1)对原有分散的合同进行集中规范管理，统一合同审批流程。

合同管理系统统一了集团内的所有合同，实现了所有合同的在线管理。无论是法律部门、风险控制部门还是业务部门，都可以根据自己的权限查看相关合同的状态，实现了合同的透明管理，方便了相关部门对合同的查询和统计。

在系统建设过程中，合同审批流程也进行了统一，将原来分散的合同审批流程、合同审批流程和授权审批流程合并为一个流程，并通过系统对流程进行固化，使各单位在合同审批中遵循相同的规范，简化了流程审批流程，提高了合同审批效率。

(2)合同签订和合同履行的过程已经开放，实现了合同的全生命周期管理。

通过与erp、资金支付系统等集成。分散在不同系统中的供应商和客户的信息与合同系统集成在一起，以实现不同系统之间的数据共享。以合同管理系统为主线，开辟了合同签订前的供应商和客户管理、合同签订过程和合同签订后的支付过程，实现了对整个合同过程的在线监控和管理。

(3)制定了与实际业务相适应的风险管理策略，并通过系统有效实施了风险管理的措施和手段。

通过区分不同类型合同的风险程度，实施不同的风险管理策略，在系统中实施不同的策略，可以有效地防范和控制关键合同的关键风险。在系统建立过程中，为了便于合同的统一管理，对整个集团的合同分类标准进行了统一。基于这些分类，对不同类型合同的风险点进行了分类，并采用了不同的合同监控策略。在合同履行过程中，对于高风险的合同类别，首先要进入合同履行计划，并根据计划设置相应的风险预警点，对合同的执行情况进行监控，使风险管理后的风险应对转变为事前的风险防范；

以总部为龙头，合同管理系统在整个集团得到了充分的应用

合同管理系统开始在线应用，集团总部和核心业务部门航空石油公司作为试点。在应用过程中，通过不断的问题求解和系统优化，系统逐渐趋于稳定，稳定后，系统开始在其他单位统一应用。

合同管理系统自2014年11月推出以来，应用效果良好。该系统已被集团总部、四个业务部门和其他成员单位的100多个单位使用。目前，该系统用户超过3000人，半年内合同总数超过4000份。通过该系统，可以方便地查看各个业务单元的合同签订和执行情况，并以不同的图形显示系统的统计数据，给企业的业务决策带来极大的方便。

该系统的建设达到了项目的预期目标，取得了良好的应用效果，赢得了中国航油集团的一致好评。在这里，作者总结了这个过程中的深刻的东西，并与你分享:

1.合同管理信息系统的建设需要以系统改进为基础。信息系统建设不仅是一个it项目，也是一个机遇。通过这个机会，管理部门可以检查现有的系统和流程是否合理，在哪里可以优化，哪些流程可以重新创建，以及如何管理不同的合同。经过检查，有必要调整相应的制度和流程。只有有了系统的保证，信息系统才能有效运行。

二、多部门合作的合同管理信息系统建设。信息系统的建设需要业务部门、法律部门、信息技术部门和供应商的项目团队的密切合作。由于系统的最终用户都是业务部门，系统能否满足业务需求，界面是否友好，各环节是否顺畅，都需要业务部门、法律部门和it部门的密切配合，反复测试和反复改进，以保证系统的顺利运行。

三是信息系统建设需要领导重视。我相信很多人在很多场合都听过这句话:信息系统建设是重中之重。然而，这样的陈述经常变成一个口号，并且在项目执行期间它是否真实经常成为项目失败的关键原因。项目实施过程中，集团分管副总经理及相关试点单位领导亲自参加了项目启动会；项目需求审查由集团总法律顾问控制。项目试运行期间，各级单位核心业务人员进行了功能测试；项目验收期间，集团副总裁、法务部、信息部领导及相关二级单位领导参加，并表示在未来系统运行过程中，将不断完善系统。