慧点科技推出因公出国(境)管理系统

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简介:企业为员工办理出国手续时，需要相关部门的批准并提供所需材料。但是，在办理过程中，往往会出现审批时间长、材料准备不足等影响出国的情况，更有可能错失一笔大订单或关键合作机会。汇点科技因公出国管理系统为企业提供了一个外事业务生命周期管理平台，提高了外事业务的效率和管理水平，避免了此类情况的发生。

随着越来越多的中国企业制定和实施“走出去”战略，以及一带一路国家战略的推进，中国企业因公出国的数量不断增加，这给企业的外事管理带来了挑战。为了帮助大型集团企业有效应对这些挑战，北京汇点科技有限公司(以下简称汇点科技)推出了汇点科技出国业务管理系统，旨在为集团企业外事业务提供一个生命周期管理平台。这是汇点科技实施市场细分战略的又一举措。

不要让退出问题阻碍业务发展

汇点科技出国业务管理系统产品经理潘文凯在谈到大型集团企业出国业务管理面临的挑战时介绍说，出国业务流程复杂，手续繁琐，涉及部门多。集团与其下属企业之间的数据无法共享，大量集团和人员因公出国，给主管部门带来很大压力。此外，由于缺乏管理规范和有效的管理工具，可能会出现处理不及时或因数据准备不足而拒签等情况，从而错过一笔大订单或重要的合作机会。

同时，为加强因公出国管理，减少资金投入，有关部门出台了一系列规章制度和措施，对因公出国管理提出了明确要求。例如，2008年《关于进一步加强因公出国管理的若干规定》(中办发[2008]9号)，2012年， 《中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发中央纪委等部门的通知》(中办发〔2012〕5号)和《财政部、外交部关于印发〈2013年金融银行〔2013〕号〉的通知》如何满足相关部门因公出国监管要求也是集团企业面临的挑战。

潘文凯，汇点科技出国管理系统产品经理

潘文凯认为，在信息应用不断深化的背景下，企业应充分利用信息技术建立和完善外事管理体系，规范和加强管理，提高海外业务的效率和管理水平，为企业拓展海外业务、增强国际竞争力提供有效的支持工具。

虽然一些信息应用较好的企业已经利用oa系统实现了出国业务(审批)和护照管理功能，但这些应用功能过于单一，不能完全满足集团企业出国业务(管理)的需求。许多集团企业希望用一套功能系统来辅助管理出国业务，提高业务效率。潘文凯介绍说，在此背景下，汇点科技基于许多大型集团企业外事管理业务的研究和信息化建设经验，为企业用户搭建了外事管理平台，采用了服务和协作的设计理念。

支持生命周期管理

潘文凯介绍说，汇点科技的出国管理系统旨在帮助企业建立科学合理的出国管理机制，提供外事信息门户、出国管理、出国审批、外国人来华邀请函管理、证件管理等功能。，为集团企业外事业务提供生命周期管理平台。系统支持个人或团体因公出国手续的全过程电子化管理，包括团体因公出国登记、任务批准文件生成、护照办理、签证办理等相关事宜，并将申请信息上报政府主管部门，完成团体护照和签证办理信息的上报。

该系统还具有良好的兼容性和可扩展性。企业可以根据实际业务需求进行定制和开发，也可以通过集成的应用模块与外部接口集成，实现生物信息采集和自动上报授权公网等功能。为员工和涉外管理部门出国经商提供了高效、畅通、便捷的渠道，提高了企业外事工作的效率和管理水平。

汇点科技出国管理系统架构

潘文凯总结说，汇点科技的出国管理体系主要有以下六个特点:

首先，提供一站式服务。实现因公出国的全过程，员工可以自行填写相关信息，查询办理情况及相关信息；外事部门在线完成护照签证的审批和办理，提高工作效率。

二是支持多级授权管理。系统提供了灵活的权限和角色管理功能，用户可以根据实际管理需要，分层设置和管理下级企业的用户权限和审批规则。

第三，支持标准化处理流程。根据国家政策法规的指导和企业外事系统的实际要求，系统建立了动态的业务流程，实现了出国业务审批的规范化、标准化和透明化。

第四，提供智能监控和预警功能。该系统根据中央政府的相关政策和外事管理的相关规定，建立内部预警规则，监控提醒事项，对违规行为进行分级预警，并自动发送提醒信息，实现智能预警监控。

第五，提供方便的统计和查询功能。系统支持多种查询方式，如单一查询、组合查询、自定义查询等。可以对集团、人员、审批单等要素进行全面的统计和查询，并将结果以excel格式导出，高效实用。

第六，支持移动应用。用户可以通过手机、平板电脑等移动设备登录系统，实时获取业务处理状态等相关信息。

不仅仅是提高效率

潘文凯认为，汇点科技出国管理体系的价值主要包括以下四个方面:

首先，提高管理效率。该系统为企业管理出国业务的整个生命周期提供了支持，有效提高了业务审批和办理的效率，大大提高了信息上报、统计和查询的效率。

其次，形成统一规范的管理。该系统能够有效支持管理流程的规范化，满足企业因公出国的统一管控要求，实现专业化管控的系统化。

第三，加强控制和监督。相关部门可以利用该系统对下属部门进行监管，监控证件的状态，跟踪持证人，监督出入境情况。

最后，加强相关业务的合作，实现不同层次、不同部门的业务合作与处理。

潘文凯透露，虽然汇点科技的出国商务管理系统还没有推出很长时间，但很多客户对该系统很感兴趣，一些集团企业已经开始尝试应用，并取得了良好的效果。随着越来越多的集团企业业务的国际化发展和国家走向全球的有利趋势，该系统将有越来越广阔的市场前景。

一家国际矿业集团因汇点科技而成为“走出去”管理系统的受益用户之一。集团多年来一直被列为全球500强企业，拥有177，000名员工。它有六个业务中心:有色金属、黑色金属流通、黑色金属开采、金融、房地产建设和科技。其主要海外机构分布在全球34个国家和地区，拥有8家境内外上市公司。通过采用汇点科技的出国业务管理系统、商务护照/签证申请、商务文件登记管理、外国人来华邀请函业务管理等功能，实现了集团出国手续的电子化，并与外交部相关系统互联，提高了业务处理效率，有效支持了管理系统的实施。

(来源:中国计算机新闻)