慧点科技OA帮助集团企业解决管理中的四大问题

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经过多年的发展，oa系统已经成为企业解决业务协同和管理问题的有效工具，承担着企业管理和控制的重任。国内集团企业是办公自动化系统最早的实践者。通过oa系统的前期建设，企业解决了纸质办公模式下的低效率问题，实现了审批流程的电子化，在一定程度上提高了管理效率。随着集团企业的成长和发展，管理体系的不断完善和精细化管理理念的逐步深化，企业不再满足于现有办公自动化系统的电子化业务流程，这就要求办公自动化系统跟上企业组织结构、业务管理和信息技术的发展，提出更多的业务应用需求，办公自动化系统正在发生变化。

集团是一家大型的集团型能源企业，在全国分布有17个地区，200多家成员企业覆盖全国各省市。早在2011年，集团总部就采用了北京汇点科技有限公司oa系统的版本4.0..经过四年多的应用，汇点科技的oa产品和服务得到了集团领导和各业务部门的广泛认可，为企业管理水平的提高奠定了坚实的基础。但是，随着集团业务发展和信息化战略的深入，现有的oa系统已经不能满足业务发展的需要。A集团组织层次多，分子公司地理分布广，信息层次不均衡，各种异构系统分开管理，给集团管理带来巨大挑战。a集团希望在全集团范围内推广实施汇点科技oa系统v5.0，建立一个自上而下、互联互通、统一灵活管控的办公管理平台，帮助企业管理土地，释放集团行政效能，统一管控水平。

在实施新的办公自动化的过程中，汇点科技协同业务顾问本着为客户解决管理问题的工作态度，与集团领导和各级管理人员进行了多次沟通，确定了升级和推广办公自动化系统急需解决的四个问题。一是使用oa系统后，管理人员审批事务的工作量没有减少，难以把握管理重点；其次，如何通过办公自动化系统实现有效监管下的行政管理分权；第三，如果你想优化和改善管理，你就找不到实施过程的症结，也开不出正确的药方；第四，现有的办公自动化系统不支持移动办公，办公管理不够方便高效。为解决这四个问题，汇点科技提供了相应的解决方案。

批批，抓大放小

管理事务是复杂的，有不同的类型、来源和重要性。企业管理者每天都在办公自动化系统中履行自己的职责和审批决策，但是他们不能快速定位最重要和最紧急的事情，审批的工作量并没有减少。如果管理者花同样的精力去处理各种审批工作，而不把主要精力投入到更重要的业务管理上，他们仍然找不到管理的重心。如何利用oa系统使审批更加便捷高效，实现风险防范与效率的平衡，是A集团管理人员在升级oa系统时关注的问题，也是许多实施oa的企业管理人员普遍困惑的问题。

为解决这一问题，汇点科技办公自动化系统提供了批量审批功能，管理人员可以一次审批多张单据，并批量填写审批意见。对于原因简单、重要性较低的事项的审批，管理人员只要查看清单中的简要内容并满足一定条件，就可以批量审批，不需要单独打开每个文件。关注大的，放开小的，抓住关键点，进一步释放经理的时间和精力。

权力分层，管理分权

集团成员企业多，业务差异大，管理结构复杂，各级企业信息化成熟度不同。其中一个难点是，如果我们想建立一个统一的、互联的、考虑到企业自身管理特点的oa系统，如何在系统中巩固企业的管理规则和权威。a集团希望利用新的oa系统实现集团的横向协作和纵向信息管理目标，同时实现按规定管理的分散化，释放总部行政管理的职责和权利。

为此，汇点科技协同商务顾问在深入研究和分析了A集团的需求和实际情况后，提出了oa系统分层权限的解决方案。通过在oa系统中固化清晰的权限控制系统，A集团总部可以授权各级系统管理员维护系统应用程序(如组织、人员、用户角色、通讯录、导航管理等)。)和模块管理oa系统中的各级组织，灵活配置权限，统一管理员的权利和职责。每个企业都可以在权限范围内定制自己的应用，并且权限之间不交叉，从而实现有效监管下的管理分权。

促进改进的效率统计

oa系统的早期建设和应用为A集团总部带来了企业管理效率的提高，但缺乏有效的数据来量化建设效果和评价执行情况。另一方面，A集团想优化管理，但却找不到实施过程的症结，开不出正确的药方。办公自动化系统的价值不仅仅是简单地将线下业务处理转移到在线开发上，还在于一次性地整理和优化企业业务流程。oa系统的更高价值在于它对企业管理科学发展的长期支持。oa系统中的过程数据信息作为企业管理的主要载体，真实地反映了企业的管理执行能力。如果这些数据能够得到有效的利用，将在企业决策支持和管理改进中发挥更大的作用。

为了满足A集团在这方面的需求，汇点科技提出了效率统计管理的解决方案。利用汇点科技效率统计管理平台，可以实时监控办公自动化系统的流程状态和处理环节，自动采集办公自动化系统的流程运行数据。可以从组织效率、人员效率、流程效率和模块效率等方面进行多维分析，同时可以统计审批节点的平均长度和拒绝次数等信息。真实的运营数据可以帮助企业管理者进行全面的绩效考核和信息决策，不断优化企业流程和业务管理。

移动办公，方便沟通

随着移动信息时代的到来，在移动终端上进行日常办公成为必然趋势。由于原有的办公自动化系统不支持移动办公，员工外出旅游时无法及时了解公司的邮政、电子邮件和通知，也无法及时处理业务；领导不能及时做出批准决定，影响了办公室管理的效率。Oa移动性可以简化内部沟通，提高工作效率，促进业务协作，这已成为A集团升级oa系统的主要应用需求。

汇点科技新的oa办公平台提供了一个集协同办公、移动起草、移动审批于一体的办公环境，可以帮助企业提高运营效率，使内部沟通和知识共享更加便捷。汇点科技的移动办公系统在移动端具有灵活性和可配置性，企业的系统管理员无需了解复杂的背景代码就可以轻松完成移动端显示内容的定制配置。

通过汇点科技办公自动化系统的建设，A集团实现了四个管理价值目标。一是实现管理审批事务，把握管理重点，释放管理效能；二是实现集团行政的统一授权和分级管理，建立有效监管下的行政授权体系，解决统一与死亡、混乱的问题；三是建立精细化管理的长效机制，不断深化企业内部改革；第四，实现集团行政事务的移动办公，提高效率。从而进一步提高集团的管控能力和行政办公效率，帮助企业以更高的质量和效率实现经营管理的价值。