慧点科技会议管理系统支持一体化管理

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简介:汇点科技会议管理系统通过信息化手段，固化了企业的会议策划、主题展示与准备、会议通知、会议报告、会议决策等重要会议的管理业务。同时，通过整合文件管理、会议室资源管理和监督管理等功能，实现了会前、会中、会后和决策支持整个业务链的一体化管理，从而提高了会议组织和决策的效率和效果，保证了工作质量，增强了企业执行力。

会议作为集体决策和重要事项部署的关键行为，是企业的核心管理业务之一，在任何企业中都非常重要。但是，在一些企业中，经常组织会议比较困难，与会人员比较混乱，会议决策的效率较低，会议决策的后续执行情况无法跟踪。为了帮助集团企业提高会议管理水平，实现会议前、会议中、会议后整个业务链的一体化管理和决策支持，北京汇点科技有限公司(简称汇点科技)推出了高效实用的会议管理系统。

传统的会议管理无法承受这种压力

在谈到企业的会议管理时，汇点科技企业管控事业部解决方案与产品中心主任陆指出，每个企业都要召开董事会、高管办公会、战略分析会、党委会议、专题会议、项目会议等各种会议。其中讨论了一些问题，作出了一些决定，安排了一些工作。这种看似不起眼的管理业务与企业的经营管理密切相关。然而，会议管理的改进往往被企业所忽视。在实际管理过程中，企业经常面临以下挑战:例如，会议主题材料依赖人工收集和整理，难以跨部门协调，费时费力；会议组织者通过邮件和纸质文件收集、发送和确认主题材料，这是一项繁琐、昂贵和无效的工作；通过邮件、短信等方式发送会议相关材料和信息。，资源分散，难以进行系统的咨询和协调；会前信息难以共享，会议决策者难以实时了解议题的更新和补充材料，影响决策效率；很难快速、系统地跟踪会议决定的执行进度。

在信息技术应用深入到企业管理各个方面的今天，有必要利用信息系统来提升企业会议管理。尤其是会议数量多、频率高的集团企业对专业化管理工具提出了更迫切的需求。作为一家专注于中国企业管理信息化应用和服务的软件制造商，汇点科技以众多集团企业会议管理的最佳实践和信息化经验为基础，形成了专业的会议管理系统，旨在使企业的会议管理更加系统化、高效化和便捷化。

吕补充道，在与部分企业沟通时，我们发现部分企业通过现有系统模块解决了会议室资源管理和部分会议组织的问题，但从会议生命周期管理的角度看，并没有真正形成包括会前、会中、会后在内的完整管理闭环，远远不足以提高企业会议管理的效率。此外，由于会议的重要性和保密性，企业还应注意会议信息和会议材料的保密性，设置访问权限，明确职责分工。利用信息系统来巩固权威，实现操作标记，可以进一步保证会议的保密性。他介绍说，汇点科技会议管理系统在设计之初就充分考虑了上述管理和应用需求，使产品能够灵活适应各种应用场景。

提升会议管理的六大功能

吕介绍说，汇点科技会议管理系统主要包括六大功能:会议计划管理、会议组织管理、会议决策管理、决策支持、移动会议和系统集成。

惠电科技会议管理系统架构图

会议计划管理:系统中的会议计划管理模块可以有效支持企业重要会议的会议计划制定、智能提醒、相关功能启动和会议配置，并可以根据会议计划自动生成会议广告牌，从而提高会议管理水平，简化会议管理流程，保证会议有序开展。

会议组织管理:系统中的会议组织管理模块支持权限范围内的话题指定、话题收集、话题提交、话题审批、话题素材准备、话题列表、会议发起和话题分享。该模块通过与oa文档管理、会议管理等模块的集成，支持议题与流通文档的自动关联、会议发起与议题的自动关联推送、议题讨论的排序、会议纪要管理、会议室预约、与会者提醒等。，从而控制效率的全面提升，提高会议决策的效率和效果，降低会议成本。

会议决策管理:系统中的会议决策管理模块支持方便的话题评论、话题评论、话题报告和话题决策的管理，实现了“先不讨论”，提高了会议决策的效率和效果。通过议题汇报等功能，可以有效提醒议题汇报人员，管理议题，有效推进会议进程，控制汇报质量。

决策支持:系统中的决策支持模块包括工作安排、综合分析和查询等功能。，帮助领导合理协调会议日程，并通过数据分析支持决策。

移动会议:系统支持移动会议管理，进一步提高会议效率。

系统集成:该系统可以与办公自动化、监督管理、公文管理等相关系统和设备无缝集成，从而创造一个集成的信息交流环境，促进企业间的合作。

实现综合会议管理

吕认为，汇点科技会议管理系统已经固化了企业重要会议(如董事会、总裁办公会议、总经理办公会议、党委、专题会议等)的会议计划、议题展示与准备、会议通知、会议报告、会议决定等管理业务。)通过信息化的手段。同时，通过与公文管理、会议室资源管理、监督管理等功能的集成，实现了会前、会中、会后和决策支持的整体业务，主要表现在以下几个方面:

一是提高会议组织和会议管理的效率。所有与会议相关的信息将通过系统有效传递，并通过提醒功能通知与会者，避免遗漏。

第二，整合办公资源，节约管理成本。该系统支持无纸化办公，避免了打印大量会议资料和会议通知造成的资源浪费。

第三，确保会议规范化，加快信息传递。在会议开始前，与会者将通过系统获得会议时间、地点、主题等全面准确的信息，避免了传统会议管理模式中经常出现的时间错误、会议室错误、未做好准备就参加会议的情况，使每次会议高效、有用。

四是加强综合管控，深化整体系统规划，实现会前、会中、会后全业务链管理。特别是与决议监督系统整合后，相关人员可以监督和跟踪会议决议的执行情况，进一步提高会议的价值。

第五，智能提醒和查询统计功能有效促进管理改进。

正是由于上述优势，许多集团企业希望通过汇点科技会议管理系统提升会议管理水平。目前，包括中国航空、山东黄金集团、宏远证券、华润双河、山东能源集团、山东航空空、西部矿业、神朔铁路在内的许多集团企业，都通过应用汇点技术产品实现了会议管理水平的提高。

汇点科技企业管控事业部解决方案与产品中心总监卢

(来源:中国计算机新闻)