集团型企业如何建设合同管理系统

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如何建立一套适用于整个集团的合同管理系统，既能满足不同业务和管理的要求，又能实现自上而下的统一控制和集中管理，这给系统建设单位提出了难题

文“法人”周雷特约撰稿人

企业合同管理是企业实施风险防控的关键领域，也是企业对外交易过程中控制的关键内容。毫无疑问，无论是从外部政策和环境，还是从内部风险防范和系统合规性来看，这都是非常重要的。合同管理系统可以帮助企业实施系统要求，规范流程，防范和控制风险，提高效率。受到越来越多企业的青睐。

目前，越来越多的企业通过建立合同管理系统来实现合同管理的全过程，从而提高自身的合同管理水平。然而，根据公司的规模和业务，企业之间如何建立合同管理系统是大相径庭的。特别是在建立合同管理体系时，集团企业和单个企业需要注意不同的点和因素。由于固定的业务类型和简单的组织结构，合同管理系统的构建在单个企业中相对容易，所以这里不再详细讨论。本文重点分析了构建集团企业合同管理体系需要注意的问题。

与单个企业不同，集团企业具有业务多元化、组织层次多、地域分布广、管理模式多样化等特点。，他们的合同管理业务和管理要求自然会更加复杂。因此，如何建立一套适用于整个集团的合同管理系统，既能满足不同业务和管理的要求，又能实现自上而下的统一控制和集中管理的目标，这无疑给系统建设单位提出了一个难题。

目前，市场上的合同管理产品种类很多，但有一半以上的产品只是针对单个企业中的某些固定类型的合同，管理比较扎实，功能和组织结构不可扩展。这样的产品显然不适合集团企业，那么集团企业的合同管理系统应该具有什么特点呢？笔者结合多年在空煤炭、石油、石化、交通、金融、航空等大型集团企业合同管理体系建设的经验，从法律部门管理的角度，认为集团企业合同管理体系的关键之一在于体系的灵活性。

灵活性并不意味着完全不同。灵活性是在集团的整体控制下，在统一的体系和管理目标的约束下，满足不同业务单元、不同合同类别和不同组织层次的管理需求。这就要求合同管理系统不仅要有强大的功能，而且要基于一个开放的、可扩展的、易于开发的平台。从系统功能、系统集成、审计流程、系统部署和用户界面等方面分析了集团企业合同管理系统建设中需要特别注意的灵活性问题。

系统功能:覆盖合同管理整个生命周期的需求，同时实现不同合同类型的差异化管理

合同管理的整个生命周期包括四个阶段:签约前、签约中、履约中和履约后。可能涉及的管理模块包括:对方管理、合同模型管理、合同签订、合同履行、合同修改与解除、合同终止与评估、合同备案、争议解决等。显然，合同管理的整个过程不是由一个部门独立完成的，而是由合同承办部门、财务部门、法律部门和相关行政部门共同合作完成的。

在企业合同管理过程中，由于不同单位或不同组织层次之间的管理差异，每个单位对合同管理的重视程度不同。例如，在一个企业中，总部的法律部门作为整个集团合同的集中管理部门，侧重于控制各级合同审查的合规性，而没有特别注意单个合同的履行；然而，在其下属二级单位，由于其合同业务更为单一，管理更为具体，要求其从订立和履行的过程中对所有合同进行管理。在这种情况下，如果系统建设只考虑总部的管理要求，已建立的合同管理系统不能满足所有单位的需要。因此，在构建整个集团体系时，有必要从上到下了解需求，理清差异，建立覆盖整个生命周期过程的合同管理体系，以满足不同单位的管理需求。

由于不同的合同类型，风险程度不一致，管控重点也不一致，不能为了简单的统一而建立粗放的管理体系，而是要针对不同的合同类型构建差异化的管理内容。例如，表单元素、批准流程、前因、合同绩效跟踪和监控等方面的差异。当这些差异在系统中实现时，合同管理系统需要足够灵活，以根据合同类别配置不同的管理方法。下图(图1)是根据不同合同类别对企业进行差异化管理的示例:

图一

系统集成:根据不同单位现有的系统建设情况，制定灵活的集成策略

合同管理系统一般不是企业的第一个系统。在合同管理系统建立之前，已经有了一些系统，如档案管理系统、统一流程平台、预算系统、资金支付系统、供应商和客户管理系统等。这些与合同相关的系统需要基于合同管理的业务链串联起来，从而打开原来的独立系统。例如，在合同生命周期管理链中，可能涉及的系统包括:合同签订前的供应商和客户主数据管理系统和预算系统、合同签订时的审批流程、合同履行时的付款审批和财务系统、合同履行后的档案管理系统。

由于同一集团内部信息化基础不一致，信息系统建设存在诸多差异。对于由不同单元构建的系统，需要建立单独的集成策略，这里不再详细讨论。虽然有些系统是由整个集团统一构建的，但是由于不同单位的业务差异，不同单位可能会使用同一个系统，但是所使用的模块是不一致的。例如，目前普遍使用的sap系统可能只使用集团总部的财务或采购的单个模块，但项目管理模块、销售模块、采购模块和财务模块可能在不同的下属单位使用。如果在系统构建中不考虑这些集成差异，只构建包含所有模块的合同管理系统，不考虑不使用相应模块单元的差异化集成策略，在推广过程中不可避免地会遇到巨大的挑战。因此，在系统设计中有必要考虑不同单元和系统的灵活集成策略。

审批流程:支持多层次、跨组织的审批需求

审批流程是合同管理系统中非常重要的一部分，因为它是系统中最常用的功能，也是最容易被用户批评的功能。审批流程设计的合理性直接影响到合同审批的效率。集团企业层次多、组织复杂，审批流程会更加复杂。同一公司内的审批流程需要支持多部门并行会签、领导审核以及不同条件下的不同流转路径。对于不同级别的单位，系统需要支持上下流程，实现合同的分步多级审核。如下图(图2)所示，对于两级审批流程图，系统需要实现企业内部和上级单位之间审批流程的有效集成。

图二

另外，系统中审批流程的设置应该是一种直观的方式，方便用户查看和跟踪流程，当流程环节或审批人发生变化时，可以快速调整流程。

系统部署:支持灵活的部署方法，以满足组织变化的需要

基于不同集团企业在网络建设、硬件配置和it能力上的差异，其部署方式的要求也不一致。一些企业总部it能力较强，资源配置较好，倾向于采用集中部署模式，便于系统的集中管理和统一运行维护。在一些企业中，各下属单位的it能力和资源配置相对较好，对集团统一管控的要求不太强烈，因此倾向于采用分布式部署模式，各单位独立管理自己的系统。在一些企业中，一些下属单位的信息技术能力较好，一些单位的信息技术能力较弱，可能需要实现信息技术能力较弱的单位与总部统一集中部署、信息技术能力较强的单位独立部署的混合部署模式。因此，合同管理产品需要支持多种部署模式(参见图3)。

图三

此外，由于系统的使用可能是长期的，随着市场的发展，企业可能会有组织上的变化，如企业兼并或收购一个公司，或者一个业务线相对独立，可以从总部部门分离出来，重组为子公司等。，所有这些都要求系统按需拆分和重组应用程序，以满足组织变革的需要。

用户界面:人性化的界面设计，满足不同角色的人的需求

在设计系统时，需要分析不同用户角色的行为，并根据不同角色用户的常见操作显示不同的界面，以提高用户使用系统的效率和体验(见图4)。如果合同承担者需要起草合同，跟踪合同审批流程和后续执行，那么合同承担者的界面需要能够独立显示我的合同，并通过我的合同跟踪我的合同承担的最新进展；公司领导只参与合同审批，控制系统中的整体合同情况，所以只需要在公司领导界面显示待办工作和公司签约情况的汇总信息。

图四

另外，由于合同文件属于公司的商业秘密，为了保护公司的商业秘密，合同系统还需要设计一个严格的权限机制，确保只有合同参与者和相关管理人员才能查看合同信息。

以上五点是笔者在自己长期为大型集团企业服务的实践案例中总结出来的经验，希望能为更多的集团企业提供借鉴。此外，作者想强调的是，在建立合同管理体系时，集团企业在选择产品和制造商时，除了上述五个因素外，还需要考虑产品的定制开发能力。毕竟，市场上的完美产品不能完全适应企业的管理现实。产品的定制开发能力可以体现在三个方面:(1)理解需求的能力；(2)技术团队的规模；(3)大型集团企业的案例数量。